Onlinemeetings - generelle Empfehlungen

Vor dem Meeting

  • Privatsphäre herstellen. Abhängig von dem verwendeten Tool können unterschiedliche Sicherheitseinstellungen für ein Meeting festgelegt werden. Generell gilt es, nur Links an bekannte Personen schicken, den Teilnehmern nur die nötigsten Funktionen freischalten und Meeting-Passwörter verwenden! Für Zoom werden in diesem Blogbeitrag Anleitungen gegeben, wie sichere Einstellungen vorzunehmen sind. 

 

  • Werden Links zu Onlinemeetings in den Veranstaltungseigenschaften auf Rotary.at verarbeitet, ist auf die Sichtbarkeit der Veranstaltungen im Internet zu achten. Eine nähere Beschreibung für SekretärInnen/CICOs/SeitenadminstratorInnen findet sich hier.

 

  • Onlinemeetings eignen sich vor allem für strukturierte Veranstaltungen (bspw. Vorträge, Vorstandssitzungen oder Ausschusssitzungen), weil hier üblicherweise nur eine Person zur gleichen Zeit spricht.

 

  • Im Vorfeld des Meetings empfiehlt es sich einen Testlauf mit Vortragenden durchzuführen. Dies dauert aus Erfahrung 10-15 Minuten. Damit wird sichergestellt, dass die technischen Voraussetzungen und die Handhabungsfähigkeiten gegeben sind.

 

  • Meetingräume sollten schon 15-30 Minuten vor Meetingbeginn offen sein, um den TeilnehmerInnen Zeit für das Testen der Einstellungen zu geben. Falls es das eingesetzte Tool erlaubt, sollten Warteräume verwendet werden. Dann können einzelne Teilnehmer oder alle gleichzeitig vom Host in den Meetingraum geholt werden. Dies gibt zusätzliche Sicherheit, dass keine unbefugten Personen am Meeting teilnehmen.

 

  • Im Idealfall steht dann eine fachkundige Person aus dem Club zur Verfügung, die notfalls auch per Telefon oder über Remote-Verbindung (bspw. TeamViewer) technische Hilfestellung leisten kann.

 

Während des Meetings

  • Es ist sinnvoll, eine Person aus dem Club als KoordinatorIn für Wortmeldungen während des Meetings zu ernennen. Diese hat Moderationsrechte (Host) und ist im Stande, Audio- und Videosignale aller TeilnehmerInnen ein- und auszuschalten. Es sollte jemand sein, der das Tool und dessen Funktionen sehr gut kennt. 

  

  • Neben der KoordinatorIn ist zumindest eine zweite Person als Co-Host bei Meetingbeginn festzulegen. In einigen Clubs haben PräsidentIn, SekretärIn und VortragsmeisterIn diese Rechte. Damit ist sichergestellt, dass beim unerwarteten Ausfall des Hosts weiterhin moderiert werden kann.

 

  • Es hat sich bewährt, am Beginn eines Meetings für alle TeilnehmerInnen nochmals die wesentlichsten Elemente (Audio, Video, Wortmeldungen) zu erklären. 

 

  • Die Erfahrung zeigt, dass die Ton- und Bildqualität auch über 50 TeilnehmerInnen stabil ist. Dies sollte für die meisten Clubs ausreichend sein. Gibt es dennoch ein Problem, sind 1) die virtuellen Hintergrundbilder/-videos zu deaktivieren oder 2) die Kameras auszuschalten.

 

  • Während des Vortrages sind, mit Ausnahme der sprechenden Person, alle TeilnehmerInnen stumm geschaltet und können sich durch virtuelles Handheben oder Chatnachrichten für Kommentare anmelden. Dadurch kommt es zu keinen akustischen Unterbrechungen der Person, die gerade spricht. 

 

Abseits der regulären Meetings

  • Einige Clubs sind dazu übergegangen ihre Meetingräume für ihre Clubmitglieder 24/7 offen zu lassen, um ihnen die Möglichkeit zu geben das Kommunikationstool zu testen und auch mit anderen Freunden in kleineren Runden, zu kommunizieren. Bitte hierfür aber ein Passwort einrichten. Dies ist abhängig vom benutzten Tool einzustellen.