Onlinemeetings auf Rotary.at verwalten

1. Zugriff auf Veranstaltungsdetails richtig setzen.

Bevor eine Veranstaltung in die Liste der Clubveranstaltungen eingetragen wird, stellt sich die Frage der Sichtbarkeit von Informationen im Internet. Für den einzelnen Club können Inhalte seiner Veranstaltungen öffentlich zugänglich gesetzt werden oder nur für Mitglieder der Distrikte 1910 und 1920 eingesehen werden. Die beiden Einstellungsvarianten werden hier beschrieben: 

 

Variante 1: Veranstaltungsinhalte öffentlich sichtbar setzen

Mit dieser Einstellung haben Internetnutzer Zugriff auf alle Informationen einer Clubveranstaltung!

 

  1. Clubadministrator loggt sich unter https://rotary.at/admin ein
  2. In der Haupnavigation "Club-Seiten" öffnen
  3. Für die Zeile "Veranstaltungen" durch Klicken in der Spalte "Zugriff" den Wert auf "Öffentlich" setzen
  4. Speichern klicken 

 

Empfehlungen bei Verwendung dieser Einstellung:

  • Keine Meeting URL mit Passwortzusatz bei der Veranstaltung hinterlegen. Besser nur allgemeine Zugangsportale für den eingesetzten Dienst angeben. Bspw. bei Zoom https://zoom.us/join 
  • Keine Zugangsdaten (Telefon, Meeting-ID, Meeting-Passwort) in den Beschreibungen der Veranstaltung anführen. Diese sollten nur über interne Aussendungen und für Gäste/Vortragende über das Clubsekretariat kommuniziert werden. 

 

 

Variante 2: Veranstaltungsinhalte nur für Mitglieder sichtbar

Mit dieser Einstellung haben Mitglieder Zugriff auf Informationen einer Clubveranstaltung. Die Clubveranstaltungen sind durch eine Login-Abfrage (Emailadresse und Passwort) geschützt. Informationen sind clubübergreifend sichtbar.

 

  1. Clubadministrator loggt sich unter https://rotary.at/admin ein
  2. In der Haupnavigation "Club-Seiten" öffnen
  3. Für die Zeile "Veranstaltungen" durch Klicken in der Spalte "Zugriff" den Wert auf "Rotary-Mitlieder" setzen
  4. Speichern klicken 

 

 

 

2. Veranstaltung für ein Onlinemeeting erstellen

Die Erstellung einer Veranstaltung erfolgt wie bei allen Meetingtypen über die "Veranstaltungen" im Adminbereich. Für die Dateneingabe gibt es folgende Empfehlungen:

  1. AdministratorIn loggt sich unter https://rotary.at/admin ein
  2. In der Hauptnavigation "Clubinfos" und dann "Veranstaltungen" auswählen
  3. neue Veranstaltung hinzufügen
  4. Titel der Veranstaltung eingeben
  5. NEU: Veranstaltungstyp "Onlinemeeting" auswählen
  6. VortragendeN/GastgeberIn eintragen
  7. Datum und Uhrzeit hinzufügen
  8. URL für das Meeting eingeben (Achtung: bei öffentlich einsehbaren Veranstaltungen nie das Passwort mitschicken, siehe Variante 1 oben) 
  9. Häkchen bei "Veranstaltungsort NICHT Clublokal" setzen
  10. bei Lokal "Internet" eintragen
  11. Wenn die Veranstaltung nicht öffentlich einsehbar ist, können bei "Beschreibung" ohne Bedenken die Zugangsdaten (Telefoneinwahl, Meeting-ID, Passort) eingetragen werden.
  12. ggfs. Anmeldung zur Veranstaltung aktivieren
  13. Speichern
  14. Die weitere Verwendung (Wochenberichte, Aussendungen udgl.) bleibt unverändert.