Sehr geehrte Sekretärinnen und Sekretäre, liebe interessierte rotarische Freundinnen und Freunde,

auf dieser Seite finden Sie Informationen und Anleitungen für ein erfolgreiches und für Sie zufriedenstellendes Arbeitsjahr als Clubsekretär/in oder CICO.

Falls Sie Fragen oder Probleme bei Ihrer Arbeit haben, wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an 

Erich Maier (Distriktsekretär):  office.d1920(kwfat)sbg(kwfdot)at - 0664 2345 470
Herbert Blasch (Rotary Akademie):  ds1920(kwfat)rcgmunden(kwfdot)at - 0680 445 4441

 1. Die Aufgaben des Clubsekretärs / der Clubsekretärin

Diese Zusammenfassung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Terminen steht Ihnen als Präsentation (20 Folien) und als druckbare pdf-Datei (5 Seiten bei 2 Seiten pro Blatt) zur Verfügung.

 2. IT-Angelegenheiten

Eine Ihrer Aufgaben ist die Arbeit mit den Online-Plattformen rotary.at (Distrikt 1920 und Clubwebsite) und rotary.org (Rotary International). Die Verantwortlichkeiten für die einzelnen Arbeitsbereiche sind von Club zu Club unterschiedlich geregelt. Folgende Bereiche betreffen den Sekretär / die Sekretärin

  • immer: Wochenberichte, Aussendungen, alle Bereiche mit Auswertungen und Statistiken 
  • oft: Clubinfos (Veranstaltungen, News, Fotoalben, Projekte, Club-Cloud), Mitgliederverwaltung, Clubdaten (- teilweise werden diese Bereiche von CICO und/oder Clubmeister verwaltet)
  • selten: Benutzerverwaltung (d.h. Vergabe von Berechtigungen im Admin-Bereich - meist ist dies Aufgabenbereich des CICO)

 

Noch ein Hinweis: Es gibt auf den Plattformen keinen "Übungsbereich". Seien Sie daher vorsichtig mit Änderungen und sprechen Sie Arbeiten ggf. mit dem amtierenden Sekretär ab.

Die folgende Broschüre im pdf-Format (A5) gibt einen Überblick über die digitale Clubverwaltung und den Umgang damit. Sie enthält auch viele Tipps zur richtigen und zeitgerechten Behandlung diverser Aufgaben im Lauf des Clubjahrs.

Die vorliegende aktualisierte Fassung vom Juni 2020 enthält auch Informationen zu Onlinemeetings und alle Neuerungen auf rotary.at. Wir empfehlen den Ausdruck als "Broschüre". Sollten Sie Ungereimtheiten finden oder Detailfragen haben, kontaktieren Sie uns bitte.

Ergänzend zur Broschüre empfehlen wir die Erklärvideos auf der Startseite von rotary.at/admin.

 

Neuerungen auf rotary.at

Im Juni 2020 wurden einige neue Funktionen auf rotary.at implementiert, die auch für Sie als Sekretär wird von Bedeutung sein könnten: Anmeldung für Clubveranstaltungen, Club-Projekt-Suche und der elektronische Mitgliedsausweis. Die Details finden Sie hier:

 

3. Weitere Unterlagen zur Verwendung im Club

Die beiden folgenden Präsentationen wurden zur Unterstützung oder Schulung von Clubfreunden entwickelt. Sie stehen nun allen Clubs als ppsx-Präsentation oder zum Ausdrucken als pdf zur Verfügung.

Eine kleine Broschüre hilft, die wichtigsten Punkte für die Öffentlichkeitsarbeit zu erleichtern.

Das Projekt-Formular kann helfen, Projektberichte so zu gestalten, dass die Eintragung in rotary.at/admin zügig und vollständig möglich ist. Der vorliegende Entwurf kann individuell angepasst werden.

 

4. Schulungsmaterial von RI

Aktuell: Rotary-Kurs für den/die Sekretär/in im RI-Learning-Center >>> Grundlagen für den Clubsekretär 

Das RI-Handbuch für Sekretäre 2016-19 ist nicht mehr ganz aktuell, aber brauchbar.
Weiters gibt es ein Abkürzungsverzeichnis und eine Vorlage von RI über die Verwendung von Schriften und Farben (Corporate Identity).
Für die ganz wenigen Clubs, die SEMDA noch nicht eingerichtet haben, ist hier auch noch eine Anleitung verfügbar.