Sehr geehrte Sekretärinnen und Sekretäre, liebe interessierte rotarische Freundinnen und Freunde,

auf dieser Seite finden Sie Informationen und Anleitungen für ein erfolgreiches und für Sie zufriedenstellendes Arbeitsjahr als Clubsekretär/in oder CICO.

Falls Sie Fragen oder Probleme bei Ihrer Arbeit haben, wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an 

Erich Maier (Distriktsekretär 2020/21): office.d1920(kwfat)sbg(kwfdot)at - 0664 2345 470
Markus Scharber (Distriktsekretär 2021/22): markus_clark.scharber(kwfat)jku(kwfdot)at - 0650 4354 657
Herbert Blasch (Rotary Akademie): herbert.blasch(kwfat)gmail(kwfdot)com - 0680 4454 441

 

1. Die Aufgaben des Clubsekretärs / der Clubsekretärin

Diese Zusammenfassung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Terminen steht Ihnen als Präsentation (20 Folien) und als druckbare pdf-Datei (5 Seiten bei 2 Seiten pro Blatt) zur Verfügung.

 

2. IT-Angelegenheiten

Eine Ihrer Aufgaben ist die Arbeit mit der Online-Plattform rotary.at (Distrikt 1920 und Clubwebsite), unter Umständen auch mit rotary.org (Rotary International). Die Verantwortlichkeiten für die einzelnen Arbeitsbereiche sind von Club zu Club unterschiedlich geregelt. Folgende Bereiche betreffen den Sekretär / die Sekretärin

  • immer: Wochenberichte, Aussendungen, alle Bereiche mit Auswertungen und Statistiken 
  • oft: Clubinfos (Veranstaltungen, News, Fotoalben, Projekte, Club-Cloud), Mitgliederverwaltung, Clubdaten - teilweise werden diese Bereiche von CICO und/oder Clubmeister verwaltet
  • selten: Benutzerverwaltung, d.h. Vergabe von Berechtigungen im Admin-Bereich - meist ist dies Aufgabenbereich des CICO

Noch ein Hinweis: Es gibt auf den Plattformen keinen "Übungsbereich". Seien Sie daher vorsichtig mit Änderungen und sprechen Sie Arbeiten ggf. mit dem amtierenden Sekretär ab.

Die folgende Broschüre im pdf-Format (Fassung vom April 2021) gibt einen Überblick über die digitale Clubverwaltung und den Umgang damit. Sie enthält auch viele Tipps zur richtigen und zeitgerechten Behandlung diverser Aufgaben im Lauf des Clubjahrs, Informationen zu Onlinemeetings und alle Neuerungen auf rotary.at.

Wir empfehlen den Ausdruck als "Broschüre". Sollten Sie Ungereimtheiten finden oder Detailfragen haben, kontaktieren Sie uns bitte.

 

Neuerungen auf rotary.at

Juni 2021

Admin-Bereich:
Klassifizierung von Clubveranstaltungen als Onlinemeeting bzw. Hybridmeeting mittels Checkbox: Die Beschreibung von Clubveranstaltungen wird um die Möglichkeit erweitert, eine Veranstaltung als Online- bzw. Hybridmeeting zu klassifizieren. Jeder Benutzer, dem die Bearbeitung von Veranstaltungen im Admin-Bereich des Clubs erlaubt ist, kann diese Klassifizierung vornehmen.

Checkbox "NICHT in der Distriktübersicht anzeigen": Zur Klassifizierung von Veranstaltungen, die nicht in der Liste der Clubveranstaltungen angezeigt werden sollen (Vorstandsmeetings, Generalversammlungen, …), wird die zusätzliche Checkbox "NICHT in der Distriktübersicht anzeigen" eingebaut.

Für Clubs mit 14-tägigen Meetings:
Unter Wochenberichte > Einstellungen, Tab Allgemein, kann die Meetingfrequenz auf "Alle zwei Wochen" umgestellt werden.
ACHTUNG: Sobald unter Wochenberichte schreiben und versenden erstmals das Jahr auswählt wird, werden die Wochenberichte im zweiwöchentlichen oder wöchentlichen Abstand generiert. Wurden die Berichte für das neue Jahr einmal generiert, kann der Abstand nicht mehr angepasst werden. (Diese Änderung wird dann erst im nächsten rotarischen Jahr wieder beachtet.)

Web:
Erweiterung der Clubveranstaltungssuche um die Filterfunktion "Nur Online- und Hybridmeetings anzeigen": Ist dieser Filter aktiv, werden nur Clubveranstaltungen angezeigt, die im Admin-Bereich als Online- bzw. Hybrid-Meeting freigegeben wurden. Der neue Filter kann in Kombination mit allen anderen Filtern verwendet werden.

App:
Die MeinRotary-App wird im Bereich Events um die Clubveranstaltungen erweitert. Darstellung und Kombination mit allen Filterfunktionen sind gleich wie in der Rotary-Webplattform.

März 2021

Rotaract Clubs werden auf rotary.at wie Rotary Clubs geführt. Beim ersten Einloggen müssen Rotaracter und Rotarier lt. DSGVO zustimmen, dass ihre Daten von der jeweils anderen Gruppe eingesehen werden können. Diese Zustimmung kann auch verweigert werden, verhindert aber auch die eigenen Zugriffe auf die andere Gruppe.
Die Versandmöglichkeit von "Aussendung" (Clubs) und "Newsletter" (Distrikt) wird auf den eigenen Distrikt beschränkt.

Juni 2020

Gemeindienst: Kooperationsprojekte im Distrikt (Auflistung von Großprojekten, bei denen mehrere Clubs zusammenarbeiten) und Clubprojekte / Projektsuche (alle bei den Clubs eingetragenen Clubprojekte der letzten fünf Jahre)

Mitgliedersuche verbessert

Mitgliedsausweis in der Rotary-App (Button auf der Startseite neben "Mein Club" - Ausweis und elektronische Visitenkarte als QR-Code)

Mitgliederdaten erweitert: Paul Harris Fellow (neue Art der Anzeige bei Mehrfach-PHF: 1+X), Paul Harris Society Member und Major Donor

Mitgliederstand (Clubs und Distrikt): Anzeige zu den Stichtagen 1.7. (Vorjahr, laufendes Jahr) und aktuell

Anmeldung zu Veranstaltungen:
- Auswahl ob Anmeldung nur für eigenen oder mehrere Clubs möglich sein soll
- Anmeldeliste kann durch Sekretär/in verwaltet werden
- Zugang zur Anmeldung für Distriktsveranstaltungen verbessert

Kalender (Übersichtskalender an verschiedenen Stellen von rotary.at)

 

 

3. Weitere Unterlagen zur Verwendung im Club

Die beiden folgenden Präsentationen wurden zur Unterstützung oder Schulung von Clubfreunden entwickelt. Sie stehen nun allen Clubs als ppsx-Präsentation oder zum Ausdrucken als pdf zur Verfügung.

Eine kleine Broschüre hilft, die wichtigsten Punkte für die Öffentlichkeitsarbeit zu erleichtern.

Das Projekt-Formular kann helfen, Projektberichte so zu gestalten, dass die Eintragung in rotary.at/admin zügig und vollständig möglich ist. Der vorliegende Entwurf kann individuell angepasst werden.

Ein rotarisches Abkürzungsverzeichnis rundet diese nützliche Sammlung ab.

 

4. Schulungsmaterial von RI

Immer aktuell: Die Seite für Sekretäre auf rotary.org mit vielen Links, u.a. zu den Kursen für den/die Sekretär/in im RI-Learning-Center.

Das RI-Handbuch für Sekretäre (letzte Fassung 2016-19) wird nicht mehr neu aufgelegt und ist nicht ganz aktuell, aber brauchbar. Weiters gibt es eine Vorlage von RI über die Verwendung von Schriften und Farben (Corporate Identity) und eine SEMDA-Anleitung.

 

 

Seite zuletzt aktualisiert am 24.6.2021 von Herbert Blasch