Sehr geehrte Sekretärinnen und Sekretäre, liebe interessierte Freundinnen und Freunde in Rotary und Rotaract,

auf dieser Seite finden Sie Informationen und Anleitungen für ein erfolgreiches und für Sie zufriedenstellendes Arbeitsjahr als Clubsekretär/in oder CICO.

Falls Sie Fragen oder Probleme bei Ihrer Arbeit haben, wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an 

Herbert Blasch (Rotary Akademie): herbert.blasch(kwfat)gmail(kwfdot)com - 0680 4454441
Christian Mayer (DICO D1920): mayer(kwfat)punkt7(kwfdot)at - 0664 88530900
Elisabeth Pohl (Distriktsekretärin 2023/24): epohlgastein(kwfat)gmail(kwfdot)com - 0660 6632216

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Inhalt dieser Informationsseite

1. Die Aufgaben des Clubsekretärs / der Clubsekretärin

Diese Zusammenfassung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Terminen steht Ihnen als Präsentation (20 Folien) und als druckbare pdf-Datei (5 Seiten bei 2 Seiten pro Blatt) zur Verfügung.

2. IT-Angelegenheiten

Eine Ihrer Aufgaben ist die Arbeit mit der Online-Plattform rotary.at (Distrikt 1920 und Clubwebsite) bzw. ab Mitte März 2024 auf der Plattform POLARIS  (siehe Punkt 3 - Neuerungen), unter Umständen auch mit rotary.org (Rotary International). Die Verantwortlichkeiten für die einzelnen Arbeitsbereiche sind von Club zu Club unterschiedlich geregelt. Folgende Bereiche betreffen den Sekretär / die Sekretärin

• immer: Wochenberichte, Aussendungen, alle Bereiche mit Auswertungen und Statistiken 
• oft: Clubinfos (Veranstaltungen, News, Fotoalben, Projekte, Club-Cloud), Mitgliederverwaltung, Clubdaten - teilweise werden diese Bereiche von CICO und/oder Clubmeister verwaltet
• selten: Benutzerverwaltung, d.h. Vergabe von Berechtigungen im Admin-Bereich - meist ist dies Aufgabenbereich des CICO

Noch ein Hinweis: Es gibt auf den Plattformen keinen "Übungsbereich". Seien Sie daher vorsichtig mit Änderungen und sprechen Sie Arbeiten ggf. mit dem amtierenden Sekretär ab.

Die folgende Broschüre im pdf-Format gibt einen Überblick über die digitale Clubverwaltung und den Umgang damit. Sie enthält auch viele Tipps zur richtigen und zeitgerechten Behandlung diverser Aufgaben im Lauf des Clubjahrs, Informationen zu Onlinemeetings und alle Neuerungen auf rotary.at. (Die Neuerungen der letzten drei Jahre sind weiter unten auch extra aufgelistet.)

Wir empfehlen den Ausdruck als "Broschüre". Sollten Sie Ungereimtheiten finden oder Detailfragen haben, kontaktieren Sie uns bitte. (Die Ausgaben März und April 2023 unterscheiden sich nur durch zwei Tippfehler ;-) 

Die folgenden kurzen Videos von Erich Lechenauer führen Sie in alle wesentlichen Bereiche ein, die Sie im Admin-Bereich von rotary.at bearbeiten bzw. administrieren können.
Wochenbericht schreiben und versenden
Einstellungsmöglichkeiten zum Wochenbericht
Mitglied beurlaubt -> Präsenzbefreiungen verwalten
Dauerhafte Präsenzbefreiung nach 85er-Regel eintragen
Auswertungen & Listen zur Unterstützung der Clubarbeit
Mitgliedersuche
Eintragen eines neuen Mitglieds
Austritt eines Mitglieds eintragen
Verstorbenes Mitglied eintragen
Änderungen am Clublokal / neues Clublokal anlegen
Benutzerverwaltung
Aussendung / Newsletter erstellen und versenden
Club-Veranstaltung erstellen
Fotoalbum erstellen
News erstellen
Club-Projekt erfassen und verwalten

Für die Administration von Online-Meetings und zur Doppelmitgliedschaft finden Sie gute Erklärungen beim Distrikt 1910:
Onlinemeetings verwalten
Empfehlungen für Onlinemeetings 
Doppelmitgliedschaft

3. Neuerungen im digitalen Bereich

Ab März 2024 wird die Clubverwaltung der beiden österreichischen Distrikte auf das neue Club-Management-System POLARIS umgestellt. Die international bewährte Plattform des Schweizer Anbieters soll das aktuelle, aber mittlerweile veraltete System der Fa. Vivid Planet ersetzen. Details dazu finden Sie HIER.

In den Jahren 2020 bis 2022 gab es auf rotary.at eine Reihe von Verbesserungen und die Einrichtung von zusätzlichen Features. Eine Zusammenfassung finden Sie HIER.

4. Unterlagen zur Verwendung im Club

Die beiden folgenden Präsentationen wurden zur Unterstützung oder Schulung von Clubfreunden entwickelt. Sie stehen allen Clubs als ppsx-Präsentation oder zum Ausdrucken als pdf zur Verfügung.

Eine kleine Broschüre hilft, die wichtigsten Punkte für die Öffentlichkeitsarbeit zu erleichtern.

Das Projekt-Formular kann helfen, Projektberichte so zu gestalten, dass die Eintragung in rotary.at/admin zügig und vollständig möglich ist. Der vorliegende Entwurf kann individuell angepasst werden.

Ein rotarisches Abkürzungsverzeichnis rundet diese nützliche Sammlung ab.

Rotary gehört zu den Top-Marken der NGOs weltweit. Deshalb sollten wir unsere Marke nach innen leben und nach außen zeigen. Dazu gehört, dass wir das richtige Rotary-Logo in der richtigen Weise verwenden. Dalibor Truhlar von Rotary Club Linz-Altstadt, Chair for Public Image im Rotary Distrikt 1920 und Assistant Public Image Coordinator der Zone 21A, erklärt, wie man es macht und wie man es nicht machen sollte. Das Video "Rotary-Logo als Teil der Rotary-Marke" finden Sie
hier auf Youtube!

Um die Rotary-Marke in die Öffentlichkeit zu tragen, empfiehlt sich ein Blick zum Merchandiser!

5. Schulungsmaterial von RI

Immer aktuell: Die Seite für Sekretäre auf rotary.org mit vielen Links, u.a. zu den Kursen für den/die Sekretär/in im RI-Learning-Center.

Die letzte Fassung des gedruckten RI-Handbuchs für Sekretäre (2016-19) ist zwar nicht ganz aktuell, aber immer noch brauchbar. Weiters gibt es eine Vorlage von RI über die Verwendung von Schriften und Farben (Corporate Identity) und eine SEMDA-Anleitung.

Seite zuletzt aktualisiert von Herbert Blasch im August 2023