Sehr geehrte Sekretärinnen und Sekretäre, liebe interessierte Freundinnen und Freunde in Rotary und Rotaract,
auf dieser Seite finden Sie Informationen und Anleitungen für ein erfolgreiches und für Sie zufriedenstellendes Arbeitsjahr als Clubsekretär/in oder CICO.
Falls Sie Fragen oder Probleme bei Ihrer Arbeit haben, wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an
Herbert Blasch (Rotary Akademie): herbert.blasch(kwfat)gmail(kwfdot)com - 0680 4454441
Erich Maier (DICO D1920): office.d1920(kwfat)sbg(kwfdot)at - 0664 2345470
Wolfgang Rottensteiner (Distriktsekretär 2022/23): w.rottensteiner(kwfat)gmail(kwfdot)com - 0676 5676321
Elisabeth Pohl (Distriktsekretärin 2023/24): epohlgastein(kwfat)gmail(kwfdot)com - 0660 6632216
Einladung
"Was ich noch gerne gewusst hätte ..."
Clubsekretärinnen und -sekretäre des kommenden Clubjahrs stellen ihre
Fragen (SETS 2023)
Mittwoch, 31. Mai 2023, 19:00
Die Teilnahme ist nicht verpflichtend und Sie müssen sich auch nicht extra dafür
anmelden. Sie erreichen das Meeting ab 18:50 unter diesem LINK.
(Zoom-Meeting-ID: 879 3366 3067, Kenncode: sets23)
Wir freuen uns, wenn Sie Ihre Fragen schon vorab in einer formlosen E-Mail an uns (akademie1920(kwfat)rotary(kwfdot)at) senden. Es gibt keine fixen Programmpunkte, Ihre Fragen allein bestimmen den Ablauf.
Falls sie keine Fragen haben, können Sie natürlich trotzdem gerne kommen und hören, was andere noch wissen wollen. Und jene Personen kennen lernen, die auf Distriktsebene für Ihren Bereich zuständig sind.
Auf Ihr Kommen freut sich
das Team der Rotary-Akademie
__________________________________________________________________________
Inhalt dieser Informationsseite
1. Die Aufgaben des Clubsekretärs / der Clubsekretärin
Diese Zusammenfassung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Terminen steht Ihnen als Präsentation (20 Folien) und als druckbare pdf-Datei (5 Seiten bei 2 Seiten pro Blatt) zur Verfügung.
2. IT-Angelegenheiten
Eine Ihrer Aufgaben ist die Arbeit mit der Online-Plattform rotary.at (Distrikt 1920 und Clubwebsite), unter Umständen auch mit rotary.org (Rotary International). Die Verantwortlichkeiten für die einzelnen Arbeitsbereiche sind von Club zu Club unterschiedlich geregelt. Folgende Bereiche betreffen den Sekretär / die Sekretärin
- immer: Wochenberichte, Aussendungen, alle Bereiche mit Auswertungen und Statistiken
- oft: Clubinfos (Veranstaltungen, News, Fotoalben, Projekte, Club-Cloud), Mitgliederverwaltung, Clubdaten - teilweise werden diese Bereiche von CICO und/oder Clubmeister verwaltet
- selten: Benutzerverwaltung, d.h. Vergabe von Berechtigungen im Admin-Bereich - meist ist dies Aufgabenbereich des CICO
Noch ein Hinweis: Es gibt auf den Plattformen keinen "Übungsbereich". Seien Sie daher vorsichtig mit Änderungen und sprechen Sie Arbeiten ggf. mit dem amtierenden Sekretär ab.
Die folgende Broschüre im pdf-Format gibt einen Überblick über die digitale Clubverwaltung und den Umgang damit. Sie enthält auch viele Tipps zur richtigen und zeitgerechten Behandlung diverser Aufgaben im Lauf des Clubjahrs, Informationen zu Onlinemeetings und alle Neuerungen auf rotary.at. (Die Neuerungen sind weiter unten auch extra aufgelistet.)
Wir empfehlen den Ausdruck als "Broschüre". Sollten Sie Ungereimtheiten finden oder Detailfragen haben, kontaktieren Sie uns bitte.
Die folgenden kurzen Videos von Erich Lechenauer
führen Sie in alle wesentlichen Bereiche ein, die Sie im Admin-Bereich von
rotary.at bearbeiten bzw. administrieren können.
Wochenbericht schreiben und
versenden
Einstellungsmöglichkeiten zum
Wochenbericht
Mitglied beurlaubt -> Präsenzbefreiungen
verwalten
Dauerhafte Präsenzbefreiung nach 85er-Regel
eintragen
Auswertungen & Listen zur Unterstützung der
Clubarbeit
Mitgliedersuche
Eintragen eines neuen Mitglieds
Austritt eines Mitglieds eintragen
Verstorbenes Mitglied eintragen
Änderungen am Clublokal / neues Clublokal
anlegen
Benutzerverwaltung
Aussendung / Newsletter erstellen und
versenden
Club-Veranstaltung erstellen
Fotoalbum erstellen
News erstellen
Club-Projekt erfassen und verwalten
Für die Administration von Online-Meetings und zur
Doppelmitgliedschaft finden Sie gute Erklärungen beim Distrikt
1910:
Onlinemeetings verwalten
Empfehlungen für Onlinemeetings
Doppelmitgliedschaft
3. Neuerungen auf rotary.at
Update Juli 2022
Links zu Social Media:
Im Admin-Bereich unter "Club- und Mitgliedereinstellungen" - "Club" -
"Webeinstellungen" können verschiedenste Links zu Clubseiten in
Social-Media-Kanälen angegeben werden, die im "Kontakt"-Fenster auf der Startseite
des Clubs angezeigt werden.
Update Februar 2022
Mitgliederdaten - Selbstverwaltung:
Clubmitglieder können nun ihre persönlichen Daten selbst verwalten, und zwar unter
"Mein Rotary-Konto", zu öffnen nach Anmeldung durch Anklicken des Namens in der
Kopfzeile. (Achtung! Es sollte im Club gut überlegt werden, inwieweit er die Pflege
seiner Mitgliedsdaten ausschließlich, zusätzlich oder gar nicht dieser Option
überlässt!) Rotarische Eintragungen (Eckdaten der Mitgliedschaft, Ehrungen etc.)
bleiben weiterhin Aufgabe des Sekretärs oder des CICOs.
Außerdem können unter "Mein Rotary-Konto" Clubevents und Distriktevents für den
eigenen Kalender abonniert werden.
Clubveranstaltungen - Begleitpersonen:
Die Anmeldemöglichkeit von Begleitpersonen kann im Admin-Bereich (Veranstaltungen)
mittels Checkbox aktiviert bzw. deaktiviert werden.
Clubvorstand gegendert:
Viele Funktionen stehen nun in gegenderter Form zur Verfügung, was automatisch
berücksichtigt wird.
Clubprojekte:
Die Projektart "Fundraising" wurde hinzugefügt.
Juni 2021
Admin-Bereich:
Klassifizierung von Clubveranstaltungen als Onlinemeeting bzw. Hybridmeeting mittels Checkbox
Checkbox "NICHT in der Distriktübersicht anzeigen" zur Klassifizierung von Veranstaltungen, die nicht in der Liste der Clubveranstaltungen angezeigt werden sollen (Vorstandsmeetings, Generalversammlungen, …).
Für Clubs mit 14-tägigen Meetings:
Unter Wochenberichte
> Einstellungen, Tab Allgemein, kann die
Meetingfrequenz auf "Alle zwei Wochen" umgestellt werden.
ACHTUNG: Sobald unter Wochenberichte schreiben und versenden erstmals das
Jahr auswählt wird, werden die Wochenberichte im zweiwöchentlichen oder
wöchentlichen Abstand generiert. Wurden die Berichte für das neue Jahr einmal
generiert, kann der Abstand nicht mehr angepasst werden. (Diese Änderung wird dann
erst im nächsten rotarischen Jahr wieder beachtet.)
Web:
Erweiterung der Clubveranstaltungssuche
um die Filterfunktion "Nur Online- und Hybridmeetings anzeigen"
App:
Die MeinRotary-App wird im Bereich
Events um die Clubveranstaltungen erweitert.
März 2021
Rotaract Clubs werden auf rotary.at wie Rotary Clubs
geführt.
Die Versandmöglichkeit von Aussendungen wird auf den
eigenen Distrikt beschränkt.
Juni 2020
Gemeindienst: Kooperationsprojekte im Distrikt (Auflistung von Großprojekten, bei denen mehrere Clubs zusammenarbeiten) und Clubprojekte / Projektsuche (alle bei den Clubs eingetragenen Clubprojekte der letzten fünf Jahre)
Mitgliedersuche verbessert
Mitgliedsausweis in der Rotary-App (Button auf der Startseite neben "Mein Club" - Ausweis und elektronische Visitenkarte als QR-Code)
Mitgliederdaten erweitert: Paul Harris Fellow (neue Art der Anzeige bei Mehrfach-PHF: 1+X), Paul Harris Society Member und Major Donor
Mitgliederstand (Clubs und Distrikt): Anzeige zu den Stichtagen 1.7. (Vorjahr, laufendes Jahr) und aktuell
Anmeldung zu Veranstaltungen:
- Auswahl ob Anmeldung nur für
eigenen oder mehrere Clubs möglich sein soll
- Anmeldeliste kann durch Sekretär/in verwaltet werden
- Zugang zur Anmeldung für Distriktsveranstaltungen verbessert
Kalender (Übersichtskalender an verschiedenen Stellen von rotary.at)
4. Unterlagen zur Verwendung im Club
Die beiden folgenden Präsentationen wurden zur Unterstützung oder Schulung von Clubfreunden entwickelt. Sie stehen allen Clubs als ppsx-Präsentation oder zum Ausdrucken als pdf zur Verfügung.
Eine kleine Broschüre hilft, die wichtigsten Punkte für die Öffentlichkeitsarbeit zu erleichtern.
Das Projekt-Formular kann helfen, Projektberichte so zu gestalten, dass die Eintragung in rotary.at/admin zügig und vollständig möglich ist. Der vorliegende Entwurf kann individuell angepasst werden.
Ein rotarisches Abkürzungsverzeichnis rundet diese nützliche Sammlung ab.
Rotary gehört zu den Top-Marken der NGOs weltweit. Deshalb sollten
wir unsere Marke nach innen leben und nach außen zeigen. Dazu gehört, dass wir das
richtige Rotary-Logo in der richtigen Weise verwenden. Dalibor
Truhlar von Rotary Club Linz-Altstadt, Chair for Public Image im Rotary
Distrikt 1920 und Assistant Public Image Coordinator der Zone 21A, erklärt, wie man
es macht und wie man es nicht machen sollte. Das Video "Rotary-Logo
als Teil der Rotary-Marke" finden Sie
hier auf Youtube!
5. Schulungsmaterial von RI
Immer aktuell: Die Seite für Sekretäre auf rotary.org mit vielen Links, u.a. zu den Kursen für den/die Sekretär/in im RI-Learning-Center.
Die letzte Fassung des gedruckten RI-Handbuchs für Sekretäre (2016-19) ist zwar nicht ganz aktuell, aber immer noch brauchbar. Weiters gibt es eine Vorlage von RI über die Verwendung von Schriften und Farben (Corporate Identity) und eine SEMDA-Anleitung.
Seite zuletzt aktualisiert von Herbert Blasch im März 2023