Sehr geehrte Sekretärinnen und Sekretäre, liebe interessierte rotarische Freundinnen und Freunde,

auf dieser Seite finden Sie Informationen und Anleitungen für ein erfolgreiches und für Sie zufriedenstellendes Arbeitsjahr als Clubsekretär/in oder CICO.

Falls Sie Fragen oder Probleme bei Ihrer Arbeit haben, wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an 

Erich Maier (Distriktsekretär 2020/21):  office.d1920(kwfat)sbg(kwfdot)at - 0664 2345 470
Markus Scharber (Distriktsekretär 2021/22):  markus_clark.scharber(kwfat)jku(kwfdot)at - 0650 4354 657
Herbert Blasch (Rotary Akademie): herbert.blasch(kwfat)gmail(kwfdot)com - 0680 4454 441

 

1. Die Aufgaben des Clubsekretärs / der Clubsekretärin

Diese Zusammenfassung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Terminen steht Ihnen als Präsentation (20 Folien) und als druckbare pdf-Datei (5 Seiten bei 2 Seiten pro Blatt) zur Verfügung.

 

2. IT-Angelegenheiten

Eine Ihrer Aufgaben ist die Arbeit mit den Online-Plattformen rotary.at (Distrikt 1920 und Clubwebsite) und rotary.org (Rotary International). Die Verantwortlichkeiten für die einzelnen Arbeitsbereiche sind von Club zu Club unterschiedlich geregelt. Folgende Bereiche betreffen den Sekretär / die Sekretärin

  • immer: Wochenberichte, Aussendungen, alle Bereiche mit Auswertungen und Statistiken 
  • oft: Clubinfos (Veranstaltungen, News, Fotoalben, Projekte, Club-Cloud), Mitgliederverwaltung, Clubdaten (- teilweise werden diese Bereiche von CICO und/oder Clubmeister verwaltet)
  • selten: Benutzerverwaltung (d.h. Vergabe von Berechtigungen im Admin-Bereich - meist ist dies Aufgabenbereich des CICO)

Noch ein Hinweis: Es gibt auf den Plattformen keinen "Übungsbereich". Seien Sie daher vorsichtig mit Änderungen und sprechen Sie Arbeiten ggf. mit dem amtierenden Sekretär ab.

Die folgende Broschüre im pdf-Format (Fassung vom April 2021) gibt einen Überblick über die digitale Clubverwaltung und den Umgang damit. Sie enthält auch viele Tipps zur richtigen und zeitgerechten Behandlung diverser Aufgaben im Lauf des Clubjahrs, Informationen zu Onlinemeetings und alle Neuerungen auf rotary.at.

Wir empfehlen den Ausdruck als "Broschüre". Sollten Sie Ungereimtheiten finden oder Detailfragen haben, kontaktieren Sie uns bitte.


Ergänzend zur Broschüre empfehlen wir die Erklärvideos auf der Startseite von rotary.at/admin.

 

Neuerungen auf rotary.at

8. März 2021:
1. Rotaract Clubs werden auf rotary.at wie Rotary Clubs geführt. Die bisherige Rotaract-Plattform wird aufgelöst. Beim ersten Einloggen müssen Rotaracter und Rotarier lt. DSGVO zustimmen, dass ihre Daten von der jeweils anderen Gruppe eingesehen werden können. Diese Zustimmung kann auch verweigert werden, verhindert aber auch die eigenen Zugriffe auf die andere Gruppe.
2. Die Versandmöglichkeit von "Aussendung" (Clubs) und "Newsletter" (Distrikt) wird auf den eigenen Distrikt beschränkt.

Juni 2020:
Anmeldung für Clubveranstaltungen, Club-Projekt-Suche, elektronischer Mitgliedsausweis u.a. - Details finden Sie hier:

 

3. Weitere Unterlagen zur Verwendung im Club

Die beiden folgenden Präsentationen wurden zur Unterstützung oder Schulung von Clubfreunden entwickelt. Sie stehen nun allen Clubs als ppsx-Präsentation oder zum Ausdrucken als pdf zur Verfügung.

Eine kleine Broschüre hilft, die wichtigsten Punkte für die Öffentlichkeitsarbeit zu erleichtern.

Das Projekt-Formular kann helfen, Projektberichte so zu gestalten, dass die Eintragung in rotary.at/admin zügig und vollständig möglich ist. Der vorliegende Entwurf kann individuell angepasst werden.

Ein rotarisches Abkürzungsverzeichnis rundet diese nützliche Sammlung ab.

 

4. Schulungsmaterial von RI

Aktuell: Rotary-Kurs für den/die Sekretär/in im RI-Learning-Center >>> Online-Kurse für Clubsekretäre >>> Grundlagen für den Clubsekretär

Das RI-Handbuch für Sekretäre 2016-19 ist nicht mehr ganz aktuell, aber brauchbar.
Weiters gibt es eine Vorlage von RI über die Verwendung von Schriften und Farben (Corporate Identity) und eine SEMDA-Anleitung.

 

 

Seite zuletzt aktualisiert am 14.4.2021 von Herbert Blasch