Sehr geehrte Sekretärinnen und Sekretäre, liebe interessierte Freundinnen und Freunde in Rotary und Rotaract,

auf dieser Seite finden Sie Informationen und Anleitungen für ein erfolgreiches und für Sie zufriedenstellendes Arbeitsjahr als Clubsekretär/in oder CICO.

Falls Sie Fragen oder Probleme bei Ihrer Arbeit haben, wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an 

Herbert Blasch (Rotary Akademie): herbert.blasch(kwfat)gmail(kwfdot)com - 0680 4454441
Erich Maier (DICO D1920): office.d1920(kwfat)sbg(kwfdot)at - 0664 2345470
Wolfgang Rottensteiner (Distriktsekretär 2022/23): w.rottensteiner(kwfat)gmail(kwfdot)com - 0676 5676321
Elisabeth Pohl (Distriktsekretärin 2023/24): epohlgastein(kwfat)gmail(kwfdot)com - 0660 6632216

Einladung

"Was ich noch gerne gewusst hätte ..."
Clubsekretärinnen und -sekretäre des kommenden Clubjahrs stellen ihre Fragen (SETS 2023)

Mittwoch, 31. Mai 2023, 19:00

Die Teilnahme ist nicht verpflichtend und Sie müssen sich auch nicht extra dafür anmelden. Sie erreichen das Meeting ab 18:50 unter diesem LINK. 
(Zoom-Meeting-ID: 879 3366 3067, Kenncode: sets23)

Wir freuen uns, wenn Sie Ihre Fragen schon vorab in einer formlosen E-Mail an uns (akademie1920(kwfat)rotary(kwfdot)at) senden. Es gibt keine fixen Programmpunkte, Ihre Fragen allein bestimmen den Ablauf. 

Falls sie keine Fragen haben, können Sie natürlich trotzdem gerne kommen und hören, was andere noch wissen wollen. Und jene Personen kennen lernen, die auf Distriktsebene für Ihren Bereich zuständig sind.

Auf Ihr Kommen freut sich 
das Team der Rotary-Akademie

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Inhalt dieser Informationsseite

1. Die Aufgaben des Clubsekretärs / der Clubsekretärin

Diese Zusammenfassung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Terminen steht Ihnen als Präsentation (20 Folien) und als druckbare pdf-Datei (5 Seiten bei 2 Seiten pro Blatt) zur Verfügung.

2. IT-Angelegenheiten

Eine Ihrer Aufgaben ist die Arbeit mit der Online-Plattform rotary.at (Distrikt 1920 und Clubwebsite), unter Umständen auch mit rotary.org (Rotary International). Die Verantwortlichkeiten für die einzelnen Arbeitsbereiche sind von Club zu Club unterschiedlich geregelt. Folgende Bereiche betreffen den Sekretär / die Sekretärin

• immer: Wochenberichte, Aussendungen, alle Bereiche mit Auswertungen und Statistiken 
• oft: Clubinfos (Veranstaltungen, News, Fotoalben, Projekte, Club-Cloud), Mitgliederverwaltung, Clubdaten - teilweise werden diese Bereiche von CICO und/oder Clubmeister verwaltet
• selten: Benutzerverwaltung, d.h. Vergabe von Berechtigungen im Admin-Bereich - meist ist dies Aufgabenbereich des CICO

Noch ein Hinweis: Es gibt auf den Plattformen keinen "Übungsbereich". Seien Sie daher vorsichtig mit Änderungen und sprechen Sie Arbeiten ggf. mit dem amtierenden Sekretär ab.

Die folgende Broschüre im pdf-Format gibt einen Überblick über die digitale Clubverwaltung und den Umgang damit. Sie enthält auch viele Tipps zur richtigen und zeitgerechten Behandlung diverser Aufgaben im Lauf des Clubjahrs, Informationen zu Onlinemeetings und alle Neuerungen auf rotary.at. (Die Neuerungen sind weiter unten auch extra aufgelistet.)

Wir empfehlen den Ausdruck als "Broschüre". Sollten Sie Ungereimtheiten finden oder Detailfragen haben, kontaktieren Sie uns bitte.

Die folgenden kurzen Videos von Erich Lechenauer führen Sie in alle wesentlichen Bereiche ein, die Sie im Admin-Bereich von rotary.at bearbeiten bzw. administrieren können.
Wochenbericht schreiben und versenden
Einstellungsmöglichkeiten zum Wochenbericht
Mitglied beurlaubt -> Präsenzbefreiungen verwalten
Dauerhafte Präsenzbefreiung nach 85er-Regel eintragen
Auswertungen & Listen zur Unterstützung der Clubarbeit
Mitgliedersuche
Eintragen eines neuen Mitglieds
Austritt eines Mitglieds eintragen
Verstorbenes Mitglied eintragen
Änderungen am Clublokal / neues Clublokal anlegen
Benutzerverwaltung
Aussendung / Newsletter erstellen und versenden
Club-Veranstaltung erstellen
Fotoalbum erstellen
News erstellen
Club-Projekt erfassen und verwalten

Für die Administration von Online-Meetings und zur Doppelmitgliedschaft finden Sie gute Erklärungen beim Distrikt 1910:
Onlinemeetings verwalten
Empfehlungen für Onlinemeetings 
Doppelmitgliedschaft

3. Neuerungen auf rotary.at

Update Juli 2022 

Links zu Social Media:
Im Admin-Bereich unter "Club- und Mitgliedereinstellungen" - "Club" - "Webeinstellungen" können verschiedenste Links zu Clubseiten in Social-Media-Kanälen angegeben werden, die im "Kontakt"-Fenster auf der Startseite des Clubs angezeigt werden.

Update Februar 2022

Mitgliederdaten - Selbstverwaltung:
Clubmitglieder können nun ihre persönlichen Daten selbst verwalten, und zwar unter "Mein Rotary-Konto", zu öffnen nach Anmeldung durch Anklicken des Namens in der Kopfzeile. (Achtung! Es sollte im Club gut überlegt werden, inwieweit er die Pflege seiner Mitgliedsdaten ausschließlich, zusätzlich oder gar nicht dieser Option überlässt!) Rotarische Eintragungen (Eckdaten der Mitgliedschaft, Ehrungen etc.) bleiben weiterhin Aufgabe des Sekretärs oder des CICOs.

Außerdem können unter "Mein Rotary-Konto" Clubevents und Distriktevents für den eigenen Kalender abonniert werden.

Clubveranstaltungen - Begleitpersonen:
Die Anmeldemöglichkeit von Begleitpersonen kann im Admin-Bereich (Veranstaltungen) mittels Checkbox aktiviert bzw. deaktiviert werden.

Clubvorstand gegendert:
Viele Funktionen stehen nun in gegenderter Form zur Verfügung, was automatisch berücksichtigt wird.

Clubprojekte:
Die Projektart "Fundraising" wurde hinzugefügt.

Juni 2021

Admin-Bereich: 

Klassifizierung von Clubveranstaltungen als Onlinemeeting bzw. Hybridmeeting mittels Checkbox

Checkbox "NICHT in der Distriktübersicht anzeigen" zur Klassifizierung von Veranstaltungen, die nicht in der Liste der Clubveranstaltungen angezeigt werden sollen (Vorstandsmeetings, Generalversammlungen, …).

Für Clubs mit 14-tägigen Meetings:
Unter Wochenberichte > Einstellungen, Tab Allgemein, kann die Meetingfrequenz auf "Alle zwei Wochen" umgestellt werden.
ACHTUNG: Sobald unter Wochenberichte schreiben und versenden erstmals das Jahr auswählt wird, werden die Wochenberichte im zweiwöchentlichen oder wöchentlichen Abstand generiert. Wurden die Berichte für das neue Jahr einmal generiert, kann der Abstand nicht mehr angepasst werden. (Diese Änderung wird dann erst im nächsten rotarischen Jahr wieder beachtet.)

Web:
Erweiterung der Clubveranstaltungssuche um die Filterfunktion "Nur Online- und Hybridmeetings anzeigen"

App:
Die MeinRotary-App wird im Bereich Events um die Clubveranstaltungen erweitert.

März 2021

Rotaract Clubs werden auf rotary.at wie Rotary Clubs geführt.
Die Versandmöglichkeit von Aussendungen wird auf den eigenen Distrikt beschränkt.

Juni 2020

Gemeindienst: Kooperationsprojekte im Distrikt (Auflistung von Großprojekten, bei denen mehrere Clubs zusammenarbeiten) und Clubprojekte / Projektsuche (alle bei den Clubs eingetragenen Clubprojekte der letzten fünf Jahre)

Mitgliedersuche verbessert

Mitgliedsausweis in der Rotary-App (Button auf der Startseite neben "Mein Club" - Ausweis und elektronische Visitenkarte als QR-Code)

Mitgliederdaten erweitert: Paul Harris Fellow (neue Art der Anzeige bei Mehrfach-PHF: 1+X), Paul Harris Society Member und Major Donor

Mitgliederstand (Clubs und Distrikt): Anzeige zu den Stichtagen 1.7. (Vorjahr, laufendes Jahr) und aktuell

Anmeldung zu Veranstaltungen:
- Auswahl ob Anmeldung nur für eigenen oder mehrere Clubs möglich sein soll
- Anmeldeliste kann durch Sekretär/in verwaltet werden
- Zugang zur Anmeldung für Distriktsveranstaltungen verbessert

Kalender (Übersichtskalender an verschiedenen Stellen von rotary.at) 

4. Unterlagen zur Verwendung im Club

Die beiden folgenden Präsentationen wurden zur Unterstützung oder Schulung von Clubfreunden entwickelt. Sie stehen allen Clubs als ppsx-Präsentation oder zum Ausdrucken als pdf zur Verfügung.

Eine kleine Broschüre hilft, die wichtigsten Punkte für die Öffentlichkeitsarbeit zu erleichtern.

Das Projekt-Formular kann helfen, Projektberichte so zu gestalten, dass die Eintragung in rotary.at/admin zügig und vollständig möglich ist. Der vorliegende Entwurf kann individuell angepasst werden.

Ein rotarisches Abkürzungsverzeichnis rundet diese nützliche Sammlung ab.

Rotary gehört zu den Top-Marken der NGOs weltweit. Deshalb sollten wir unsere Marke nach innen leben und nach außen zeigen. Dazu gehört, dass wir das richtige Rotary-Logo in der richtigen Weise verwenden. Dalibor Truhlar von Rotary Club Linz-Altstadt, Chair for Public Image im Rotary Distrikt 1920 und Assistant Public Image Coordinator der Zone 21A, erklärt, wie man es macht und wie man es nicht machen sollte. Das Video "Rotary-Logo als Teil der Rotary-Marke" finden Sie
hier auf Youtube!

5. Schulungsmaterial von RI

Immer aktuell: Die Seite für Sekretäre auf rotary.org mit vielen Links, u.a. zu den Kursen für den/die Sekretär/in im RI-Learning-Center.

Die letzte Fassung des gedruckten RI-Handbuchs für Sekretäre (2016-19) ist zwar nicht ganz aktuell, aber immer noch brauchbar. Weiters gibt es eine Vorlage von RI über die Verwendung von Schriften und Farben (Corporate Identity) und eine SEMDA-Anleitung.

Seite zuletzt aktualisiert von Herbert Blasch im März 2023