Datenschutz

Die DSGVO betrifft alle rotarischen Clubs. Daher hat der Distrikt 1920 und 1910 Markus Oman, RC Wels- Burg, als Datenschutzbeauftragten bestellt. Freund Oman hat eine Menge Vorarbeiten geleistet, Bewilligungen eingeholt und ich möchte Euch heute eine kurze Zusammenfassung geben.

Jeder Club hat mit Rotary International bei der Charter einen Vertrag abgeschlossen. Zu den Pflichten gehört RI die zur Abwicklung der getroffenen Vereinbarung notwendigen Daten zu übermitteln und die vereinbarte Gebühren zu bezahlen .

Früher hatte jeder Club eine eigene Homepage und übermittelte die Daten selbstständig. Als eine Homepage für den gesamten Distrikt geschaffen wurde haben die Clubs die Abwicklung dieser Arbeit an den Verwaltungsverein Rotary Distrikt 1920 übertragen. Der Verwaltungsverein hat eine Vereinbarung mit der Firma Vivid Planet Software GmbH, Henndorf am Wallersee, abgeschlossen. Vivid Planet betreibt, für die Clubs die Homepage  www.rotary.atund übermittelt die vereinbarten Daten an Rotary International.

Dabei werden folgende Daten der Mitglieder übermittelt:

            • Club-Nummer

            • RI-Nummer

            • Geburtsdatum

            • Geschlecht

            • Nachname

            • Vorname

            • Privatadresse

            • Eintrittsdatum

            • Austrittsdatum

            • Telefonnummer (Privat, Business, Handy)+ Fax (Privat, Business)

            • E-Mail (Privat, Business)

            • Webseite (Privat, Business)

            • Paten

Alle anderen in  www.rotary.at gespeicherten Daten verbleiben in Österreich. Die Daten werden von den Clubs eingegeben, auf Basis der von den Mitgliedern, freiwillig, übergebenenDaten. Die Clubs entscheiden was nur Mitglieder von Rotary und was Nichtmitglieder einsehenkönnen.

Der Datenschutzbeauftragte Markus Oman war und ist in laufender Abstimmung bezüglich der Verarbeitung der Daten durch Vivid Planet. Es wurde schon in den Jahren zuvor Maßnahmen gesetzt wie zB DVR-Meldungen, eine Policy zu unserer App, etc.

Empfehlungen für die Clubs:

- Überprüfung der bisher gespeicherten Daten insbesondere darauf ob sie für die Erfüllung des Zwecks des Clubs unbedingt notwendig sind 

- Information der Club Mitglieder falls Daten an Firmen oder andere Personen weitergegeben werden wie z.B. an den Rotary Verlag. Dabei ist darauf hinzuweisen, wenn diese Firmen oder Personen die Daten ebenfalls weitergeben, wie z.B. der Rotary Verlag.

- Club Mitglieder, jährlich darauf hinweisen (schriftlich dokumentieren in einem Wochenbericht), daß alle internen Informationen, wie Passwörter, Mitgliedsverzeichnisse, Namenslisten, Wochenberichte, Abrechnungen etc. nicht weitergegeben werden dürfen. Gedruckte Unterlagen sind sorgfältig und sicher zu entsorgen, insbesondere das Mitgliedsverzeichnis (es darf nicht in den Papiercontainer kommen)

- Alle Mitglieder des Clubs die einen admin Zugang zu  www.rotary.athaben sind in gleicher Form auf die Verpflichtung zur Geheimhaltung hinzuweisen. Insbesondere dürfen Listen aller Art nie an Nicht Rotarier weitergegeben werden. Auch ist die Benutzung für andere Zwecke, wie z.B. Werbung oder Verkauf verboten. Dies gilt auch für Mitglieder von Rotary.

- Bei Anfragen bezüglich der gespeicherten Daten bzw. Anträgen auf Abänderung und Löschung ersuche ich den Governor sofort zu verständigen. Weiters empfehle ich die Verwendung der verfügbaren Muster zur Beantwortung.

- Erstellung eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten (VdV), ein Muster kann von der Homepage heruntergeladen werden und der Club braucht nur mehr das Deckblatt herunterladen und ausfüllen.

- Einrichtung einer verlässlichen Dokumenten Aufbewahrung und insbesondere sicheren Weitergabe. Das gilt auch für die auf der Homepage gespeicherten Bilder. Hier gelten weiterhin die entsprechenden gesetzlichen Vorschriften über die Wahrung der Privatsphäre der gezeigten Personen. z.B. keine Bilder von Kindern ohne Zustimmung des Erziehungsberechtigten (etwa bei Charity Aktionen) 

- Informationen zu den wichtigsten DSGVO Prozessen (Auskunft, Löschung, Datenpanne) und des Verfahrensverzeichnisses für die von allen Clubs gleichermaßen verwendete Verfahren der Mitgliederverwaltung sind als PDF auf Rotary.at verfügbar.

Sollte es weitere Fragen geben dann ersuche ich Euch entweder mich oder den Distriktstrainer Hans-Peter Heinzl, RC Wels-Burg, zu kontaktieren. Unser Datenschutzbeauftragter kann auf Grund seiner beruflichen Tätigkeit keine Auskünfte erteilen.

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