Projektinformationen

Welche Vorteile bietet POLARIS gegenüber dem jetzigen System?

POLARIS wurde von Rotariern konzipiert und entwickelt und ist daher sehr stark auf die notwendigen rotarischen Abläufe fokussiert. Auf die Kommunikation, den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit wurde dabei sehr viel Wert gelegt. Wir bekommen ein sehr flexibles System … "State of the Art" und sind Teil einer großen POLARIS-Community in Europa. Die Weiterentwicklung von POLARIS wird durch einen Prozess sichergestellt, bei dem Distrikte ihren Bedarf an neuen Funktionalitäten melden können. Darüber hinaus ermöglichen jährliche Treffen mit den Vertretern der verschiedenen Ländern eine enge Beteiligung an der zukünftigen Weiterentwicklung und Verbesserung des Systems.

Wie sieht der Zeitplan für die Umstellung aus?

Der Herbst 2023 dient zur technischen Vorbereitung für die geplante Umstellung Mitte März 2024. In Summe werden für unsere beiden Distrikt 1910 & 1920 aktuell 179 Rotary Clubs und 44 Rotaract Clubs (in Summe 223, davon 200 in Österreich und 23 in Bosnien-Herzegowina) umgestellt. Es werden sämtliche Daten aus der bestehenden Lösung in POLARIS übernommen. Ab Januar 2024 werden für die Clubs (CICO, Sekretär, Clubmeister) notwendige Schulungen in Zusammenarbeit mit der Rotary Akademie durchgeführt.

Ändern sich meine Zugangsdaten?

Ja, jedes Mitglied bekommt neue Zugangsdaten und muss sich auf der POLARIS-Plattform neu anmelden.

Gibt es die derzeitige Rotary-App weiterhin?

Nein, POLARIS hat keine klassische App aus dem App-Store. POLARIS ist eine rein webbasierende Anwendung und kann selbstverständlich am Smartphone über den Internet-Browser (z.B. Safari, Chrome, …) geöffnet werden. Funktionen wie z.B. News, Anmeldung zu Veranstaltungen, Mitgliedersuche usw. stehen natürlich wie gewohnt zur Verfügung. Diese Seite kann im Anschluss mit wenigen Klicks am Smartphone als "App" gespeichert werden. Eine entsprechende Anleitung folgt zu gegebener Zeit.

Werden die Daten vom bestehenden System übernommen?

Ja, es ist eine vollständige Datenübernahme geplant. Sollten etwaige Daten nicht übernommen werden können, so werden wir gesondert darüber informieren und eine alternative Speicher- und Ablagemöglichkeit anbieten.

Kann ich nach der Umstellung auf das alte System noch zugreifen?

Nein, der Zugang zum alten System wird am Umstellungstag deaktiviert. Ab dann ist kein Zugriff mehr möglich. Nachdem die Daten in das neue System übertragen wurden, steht allen Mitgliedern nur mehr POLARIS als neues System zur Verfügung.

Wann und in welchem Ausmaß finden die Schulungen statt?

In Zusammenarbeit mit der Rotary Akademie wurde ein distriktübergreifendes, zentrales Schulungskonzept für ca. 1.100 TeilnehmerInnen erarbeitet, um zu gewährleisten, dass nach der Umstellung die Verwendung innerhalb der Clubs funktioniert.

Die Schulungen für die 23 Clubs in Bosnien-Herzegowina werden separat durch unseren Trainer Andrej Andrejević, RC Tuzla, organisiert und in der Landessprache durchgeführt. Diese Clubs können sich nicht für diese Schulungen anmelden.

Jene Clubs, in denen sich ein(e) TrainerIn befindet (siehe Trainer-Team unten), werden individuell nach persönlicher Terminabstimmung von dieser Person geschult und können sich daher nicht für eine Schulung anmelden.

Die Schulung für Österreich findet als Online-Schulung (Zoom) statt und dauert rund 3 Stunden. Der praktische Teil erfolgt in Kleingruppen mit max. 15 Personen. Es stehen ab Ende Januar 2024 insgesamt 9 mögliche Schulungstermine zur Auswahl - nur ein Termin ist auszuwählen.

Die notwendige Teilnahme sieht pro Club mindestens 5 Funktionen (Personen) vor:

1.     Internetbeauftragter (CICO)

2.     (Executive) Sekretär (2023/24)

3.     2. Sekretär (2023/24)

4.     Sekretär elect (2024/25)

5.     Club-, Vortragsmeister (2023/24)

6.     Optional: Club-, Vortragsmeister elect (2024/25)

Wer informiert und unterstützt die Club-Mitglieder nach der Umstellung?

Die restlichen Mitglieder sind in der ersten Phase nur "Konsumenten" und informieren sich auf der Plattform über Neuigkeiten oder melden sich zu einer Veranstaltung an. Bei Fragen ist hier der jeweilige CICO die erste Ansprechperson im Club. Der CICO sollte im Februar bei einem Clubmeeting eine kurze POLARIS-Vorstellung machen - die notwendigen Unterlagen werden zentral zur Verfügung gestellt. Daher die Bitte an alle Club- bzw. Vortragsmeister: bitte stimmt euch mit eurem CICO ab und plant einen POLARIS-Vortrag im Februar 2024 ein. Vielen Dank!

An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zu POLARIS habe?

Aktuell am besten an das POLARIS-Projekt-Team (dico1920@rotary.at). In weiterer Folge dann auch an deinen CICO im Club.

Wie sieht das POLARIS-Trainer-Team aus?

Das Trainer- & Organisationsteam besteht derzeit aus 20 Mitgliedern aus unterschiedlichen Clubs, die sich bereit erklärt haben, sich entsprechendes POLARIS-Wissen anzueignen und dieses dann an die Clubs weiterzugeben.

Uns ist allen bewusst, dass eine solche Veränderung einen gewissen Mehraufwand für alle bedeutet. Dennoch sind wir überzeugt, dass uns die neue Lösung zukünftig zahlreiche Vorteile bieten wird.

Vielen Dank für eure Unterstützung!

(Team in alphabetischer Reihenfolge)